举报政策（“政策”）

1.         简介与目的

海鸥控股有限公司（“海鸥控股”或“公司”）与其子公司（“集团”）致力遵守商业道德守则并遵守法律标准，同时保持高标准的道德和诚信。

此举报政策的制定是为员工、利益相关者（例如股东、客户、直销商、供应商和公众）提供的一个途径，让他们能够真正关注正在发生、已经发生或是将来有可能发生的一些违反职业道德、行为不端、违法或不道德的商业行为（“披露”）。

2.         可举报的内容

公司鼓励所有利益相关者，包括员工、直销商、公众或其他，对于违反职业道德、行为不端、违法或不道德的商业行为，包括但不仅限于欺诈、贪污、渎职、财务违规、不诚实、犯罪活动、个人不当行为以及严重违反集团内部政策、程序或条规（例如商业道德守则）的行为（总结为“不当行为”）采取行动，披露有关事项的信息或引起真诚的关注。

此政策不涵盖与集团雇用或业务有关的投诉或任何不满，除非涉及违反职业道德、行为不当、违法或不道德的商业行为，否则应根据集团其他现有的程序进行处理。

此举报政策不适用于以下用途：

·        有关集团产品或服务的一般投诉

·        任何琐碎、不重要、恶意或出于个人议程或动机的事项

·        任何法庭、当局或法院、仲裁正在审理或未决的事项

任何的举报必须出自于真诚、并有理由相信该信息及指控都是真实的。任何滥用举报系统的行为将被视为严重的不当行为。

3.         做出举报

(a)    举报者可通过书面形式（包括电子邮件）或口头形式做出举报。

(b)    举报者必须提供有关的依据或关注点，包括披露尽可能多的细节。然而，举报者做出举报时没有被期望收集超出其能力范围的相关证据。  

(c)     举报者在做出举报时，有权保密自己的身份。然而，若他/她能够显示自己的身份，并在自己的知识范围内透漏更多的信息，这将使调查能够更容易、更有效和公正的进行。

(d)    第一联络点

(i)      若举报者是集团职员，他/她的第一联络点应是他/她的直接上司或直属经理。 然而，出于任何原因，若认为这不合适，他/她可以向集团人力资源部负责人举报，详情如下：

人力资源部经理 ：Jessica Lim

办公室号码   ：+(603) 3342 3322 ext. 513

电邮地址    ：jessica@beshom.com

(ii)     若举报者是集团直销商，他/她可电邮至COE@shom.com.my向海鸥直销执法小组做出举报。

(iii)    若举报者既不是集团职员，也不是集团直销商，他/她应向集团人力资源部负责人举报。

(e)    指定人士

若举报者认为不宜向第一联络点举报，他/她可向以下任何一位指定人士举报：

任何通过电子邮件发送给指定人士的举报，该电邮必须发送至以上所指定的电邮地址，所有的指定人士都能共同使用。

任何通过电话、口头或书面形式所做出的举报，指定人士必须相互告知该举报详情。

若举报事项涉及任何以上指定人士或董事，则必须根据以下第3(f)项，向集团独立董事举报。

(f)     若认为不宜向管理层举报，举报者可直接向审计委员会主席也是集团的独立董事举报，详情如下：

(g)    根据上述第3(d)、(e)或(f)项接获口头举报的人，必须将举报详情以书面形式记录下来，并由举报者确认。

4.         与举报相关的行动

(a)    在处理任何一项举报时，取决于该不当行为罪行的严重性，集团的有关负责单位必须决定如何处理该举报，包括调查、查询和讨论其结果。

(b)    所有涉嫌欺诈或贪污的不当行为都必须向审计委员会提出。该委员会有权指示集团内部或外部的任何一个人，进行相关的调查与监督。

(c)     所有涉及董事或指定人士的不当行为必须向审计委员会上报，并由该委员会处理相关的举报事宜，包括调查、查询和讨论其结果。

(d)    一般而言，独立方（可能是内部或外部审计、专业人士或独立董事）必须参与整个调查过程。

(e)    任何涉嫌该不当行为的相关人士，包括董事（如有），必须排除于调查程序、拟议及讨论过程，以确保该举报事宜的处理过程是客观及独立的。

(f)     所有由第一联络点和指定人士所接收与处理的举报事项，必须至少每年一次以报告的形式总结，并呈交予风险执行委员会。

5.         被知会及有机会被聆听

(a)    公司必须通过书面形式告知举报者其举报事项的状况，包括可行的审议结果。

(b)    若在举报事项中，被指控的不当行为牵涉到举报者，那公司可要求举报者出席会议以讨论该举报，他/她也必须采取适当的步骤来出席该会议。举报者在会议中有机会回答有关指控，并将其记录。

(c)     若对举报者进行调查的结果显示他/她也涉及该举报事项，此调查并不视为对举报者的报复，而是为了促进事实调查和决策。

6.         对举报者的保护

(a)    在现有法律的约束下，公司将尽一切努力对举报者的身份保密。

(b)    对于举报者善意的举报，公司必须保护他/她以免受到报复。此报复指的是任何纪律处分，包括警告或谴责信、降职、丧失功绩、失去花红、无薪停职或终止雇用。任何人对举报者做出任何形式的报复将被视为严重违反此举报政策。

(c)     若举报者有理由相信因为做出举报而遭到骚扰、伤害或报复，他/她可联系以上第3(e)或(f)项的人士。基本上，有关投诉也必须像举报程序一样处理。

7.         政策的审查

            此政策于2022年4月1日获得海鸥集团董事部批准。

            此政策将定期或至少每三年审查一次。