POLISI WHISTLE-BLOWING (“Polisi”)

 

1. Pengenalan & Objektif

 

Hai-O Enterprise Berhad (“Hai-O atau “Syarikat”) dan subsidiarinya (“Kumpulan”) adalah komited untuk menjalankan perniagaan mengikut undang-undang dan secara beretika serta mengekalkan standard etika dan integriti yang tinggi.

 

Polisi Whistle-Blowing ini disediakan untuk memudahkan pekerja, pihak berkepentingan (contohnya pemegang saham, pelanggan, pengedar, pembekal dan orang awam) melahirkan keprihatinan tentang kesalahan etika kerja, salah laku, perlakuan haram atau urusan perniagaan tidak beretika yang sedang berlaku, telah terjadi atau mungkin berlaku pada masa hadapan (“Pendedahan”)

 

2.  Apa yang boleh Dilaporkan?

 

Semua pihak berkepentingan, termasuk pekerja, pengedar, orang awam dan sebagainya digalakkan untuk mendedahkan apa-apa maklumat atau melahirkan keperihatinan yang ikhlas berhubung kesalahan etika kerja, salah laku, aktiviti haram atau perlakuan perniagaan yang tidak beretika termasuklah tetapi tidak terhad kepada penipuan, rasuah, amalan salah, penyelewengan kewangan, ketidakjujuran, aktiviti jenayah, salah laku peribadi dan pelanggaran serius polisi dalaman Kumpulan, prosedur atau kod yang berkenaan (contoh, Kod Etika) ( secara umumnya diringkaskan sebagai “Kesalahan Etika Kerja”)

 

Polisi  ini tidak merangkumi aduan atau rungutan berkaitan pekerjaan atau perniagaan lain dengan Kumpulan, di mana ia harus ditangani mengikut prosedur sedia ada Kumpulan, melainkan jika ia melibatkan kesalahan etika kerja, salah laku, aktiviti haram, perlakuan perniagaan yang tidak beretika.

 

Sistem whistle blowing ini tidak dimaksudkan untuk perkara berikut:

 

  • aduan umum tentang produk dan perkhidmatan Kumpulan;

  • perkara-perkara yang secara fitrahnya adalah remeh sembrono atau berniat jahat atau menjengkelkan atau dibangkitkan kerana agenda peribadi atau sakit hati;

  • Perkara yang belum selesai atau diputuskan melalui mana-mana tribunal atau pihak berkuasa atau mahkamah, timbang tara atau lain-lain prosiding yang serupa.

 

Sebarang Pendedahan mestilah berdasarkan niat yang baik dengan keyakinan bahawa maklumat dan apa-apa pertuduhan tersebut adalah benar. Sebarang penyalahgunaan sistem whistle blowing akan dianggap sebagai salah laku besar.

 

 

 

3. Membuat Pendedahan

 

(a) Whistle Blower boleh membuat Pendedahan sama ada melalui tulisan (termasuk email) atau secara lisan.

 

(b) Whistle Blower mesti memberikan asas atau sebab keprihatinannya termasuklah seberapa banyak butiran yang berkaitan dengan Pendedahan tersebut. Walau bagaimanapun, whistle blower tidaklah diharapkan untuk mengumpul bahan bukti di luar kemampuannya apabila membuat Pendedahan tersebut,

 

(c) Whistle blower berhak untuk merahsiakan identitinya apabila membuat Pendedahan. Walau bagaimanapun, penyiasatan lebih mudah dan lebih efektif untuk dijalankan sekiranya dia memperkenalkan diri dan mendedahkan sebanyak mungkin maklumat yang ada dalam pengetahuannya.


(d) Titik Hubungan Pertama

(i) Sekiranya whistle blower tersebut adalah kakitangan Kumpulan, titik hubungan pertamanya adalah pegawai atasan atau pengurus yang terdekat. Walau bagaimanapun, atas sebab-sebab tertentu atau jika keadaan ini tidak dapat dilakukan atau tidak sesuai, dia boleh melaporkan kepada Ketua Sumber Manusia Kumpulan seperti berikut:-

Ketua Kumpulan HR: Jessica Lim

No. Pejabat: +(603) - 3342 3322 ext. 513

Email: jessica@hai-o.com.my

 

(ii) Jika whistle blower adalah pengedar SHOM, dia mesti membuat Pendedahan kepada Unit Pematuhan SHOM melalui email COE@hai-o.com.my.

 

(iii) Jika whistle blower bukan kakitangan ataupun pengedar, dia perlu membuat laporan kepada Ketua HR Kumpulan.

 


 


(e)    Orang yang Ditetapkan


Jika whistle blower berasa tidak sesuai untuk melaporkan kepada Titik Hubungan Pertama, maka whistle blower boleh membuat Pendedahan kepada mana-mana Orang yang Ditetapkan seperti di bawah:

 

Orang yang Ditetapkan

Pengerusi Kumpulan

Pengarah Urusan Kumpulan

Pengarah Eksekutif Kumpulan

  Nama

En. Tan Kai Hee

En. Tan Keng Kang

En. Hew Von Kin

No. Telefon

+(603)-33423322, Ext:502

+(603)-33423322,   Ext:518

+(603)-33423322, Ext:515

Email

GrpDir@hai-o.com.my

 

Bagi mana-mana Pendedahan yang dibuat melalui email kepada Orang yang Ditetapkan, email tersebut mestilah dialamatkan kepada email yang dikhususkan untuk whistle blowing yang dinyatakan di atas yang boleh diakses oleh semua Orang yang Ditetapkan.

 

Bagi mana-mana Pendedahan yang dibuat melalui telefon, lisan atau tulisan, Orang yang Ditetapkan secara umumnya dikehendaki untuk memaklumkan sesama mereka tentang Pendedahan tersebut.

 

Jika isu Pendedahan tersebut melibatkan mana-mana Orang yang Ditetapkan atau Pengarah, ia perlu dibawa ke Pengarah Bebas Kumpulan menurut Item 3(f) di bawah.

 

(f) Dalam hal di mana membuat Pendedahan kepada pihak pengurusan menjadi sesuatu yang dibimbangi, maka laporan boleh dibuat terus kepada Pengerusi Jawatankuasa Audit, yang merupakan Pengarah Bebas Hai-O, seperti berikut:

 

 

Pengerusi Jawatankuasa Audit

Nama

Ms. Tan Beng Ling

Email

tanbl@hai-o.com.my

 

(g)Mana-mana orang yang menerima Pendedahan secara lisan selari dengan Perenggan 3(d), (e) atau (f) mestilah menukarkan Pendedahan tersebut kepada bentuk tulisan berserta butirannya dan disahkan oleh whistle blower.

 

4. Tindakan berhubung Pendedahan

 

(a) Dalam menangani mana-mana Pendedahan, bergantung kepada keseriusan Kesalahan Etika Kerja yang dikatakan itu, pihak berkuasa Kumpulan yang berkenaan perlu memutuskan bagaimana Pendedahan tersebut perlu dikendalikan, termasuklah penyiasatan, pertanyaan, dan perbincangan tentang hasil keputusannya.

 

(b) Semua Kesalahan Etika Kerja yang dikatakan, yang melibatkan penipuan ataupun rasuah mestilah dibangkitkan kepada Jawatankuasa Audit yang mempunyai kuasa untuk mengarahkan mana-mana individu, dalam ataupun luar Kumpulan untuk menyelia dan menjalankan penyiasatan yang bersesuaian.

 

(c) Semua Kesalahan Etika Kerja yang dikatakan, yang melibatkan Pengarah atau Orang Yang Ditetapkan mestilah dimaklumkan kepada Jawatankuasa Audit yang akan mengendalikan Pendedahan, termasuk penyiasatan, pertanyaan dan hasil perbincangan. 

 

(d) Secara umumnya, pihak yang berkecuali iaitu mungkin audit dalaman, audit luaran bebas atau professional, atau Pengarah Bebas, mesti selalu dilibatkan dalam proses penyiasatan.

 

(e) Mana-mana orang, termasuklah Pengarah, jika ada, sesiapa yang berkaitan atau terlibat dalam kesalahan etika kerja yang dikatakan itu, ekoran Pendedahan berkenaan, mestilah diasingkan daripada prosedur penyiasatan, usul dan perbincangan bagi memastikan proses pengendalian Pendedahan tersebut adalah bebas dan tepat.

 

(f) Semua Pendedahan yang diterima dan dikendalikan oleh Titik Hubungan Pertama dan Orang yang Ditetapkan perlu dibuatkan ringkasan dalam bentuk laporan kepada Jawatankuasa Eksekutif Risiko, sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.

 

5. Dimaklumkan dan diberikan peluang untuk didengari

 

(a) Whistle blower perlu dimaklumkan tentang status pendedahannya termasuklah hasil keputusan penyiasatan yang sesuai untuk diamalkan, secara bertulis.

 

(b) Pelaku salah yang dituduh mungkin melibatkan whistle blower dalam dakwaan dan membayangkan whistle blower mungkin terlibat dalam dakwaan tersebut, maka whistle blower akan dipanggil untuk menghadiri mesyuarat untuk membincangkan dakwaan dan perlu mengambil langkah sewajarnya untuk menghadiri mesyuarat tersebut. Whistle blower akan diberikan peluang untuk menjawab dakwaan dalam mesyuarat yang akan diminitkan.  

 

 

(c) Sekiranya penyiasatan dilakukan terhadap whistle blower dan dia didapati terlibat dalam dakwaan tersebut, maka penyiasatan itu tidak dianggap sebagai pembalasan dendam terhadap whistle blower tetapi sebagai usaha membantu mencari fakta dan membuat keputusan. 

 

6. Perlindungan terhadap Whistle Blower

 

(a) Setiap usaha mesti dilakukan untuk melindungi dan menjaga kerahsiaan identiti whistle blower tertakluk kepada had keupayaan undang-undang yang ada.

 

(b) Whistle blower harus dilindungi daripada pembalasan dendam ekoran pendedahannya yang dibuat dengan niat baik. Pembalasan di sini merujuk kepada apa-apa tindakan disiplin, termasuklah surat amaran, atau surat teguran, penurunan pangkat, kehilangan merit, kehilangan bonus, gantung kerja tanpa gaji, atau pemberhentian kerja. Apa-apa pembalasan terhadap whistle blower perlu dianggap sebagai pelanggaran Polisi yang serius.

(c) Sekiranya whistle blower berasa dirinya diganggu, dijadikan mangsa, didendami kerana membuat pendedahan di bawah Polisi ini, dia boleh menghubungi pihak berkuasa yang lebih tinggi sebagaimana yang dinyatakan dalam Perenggan 3(e) atau (f) di atas. Pada asasnya, aduan berkenaan perlu diproses sama seperti Pendedahan whistle-blowing.

 

7.      Semakan Polisi

 

Polisi ini diluluskan oleh Lembaga Pengarah Hai-O pada 28 Mei 2020.

 

Polisi ini perlu disemak semula oleh Syarikat secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam tiga tahun.